Paragraf
Nalika nyebutake database (DB), bab pisanan sing dipikirake, mesthi, kabeh jinis tembung kunci kaya SQL, Oracle, 1C, utawa paling ora Akses. Mesthine, iki minangka program sing kuat banget (lan paling larang) sing bisa ngotomatisasi karya perusahaan gedhe lan kompleks kanthi akeh data. Masalahe yaiku kadhangkala kekuwatan kasebut ora dibutuhake. Bisnis sampeyan bisa uga cilik lan kanthi proses bisnis sing relatif prasaja, nanging sampeyan uga pengin ngotomatisasi. Lan kanggo perusahaan cilik iki asring dadi masalah kaslametan.
Kanggo miwiti, ayo ngrumusake TOR. Ing sawetara kasus, database kanggo akuntansi, contone, dodolan klasik kudu bisa:
- tetep ing informasi tabel barang (rega), transaksi rampung lan pelanggan lan link tabel iki kanggo saben liyane
- duwe nyaman formulir input data (kanthi dhaptar gulung mudhun, lsp.)
- kanthi otomatis ngisi sawetara data formulir dicithak (pembayaran, tagihan, lsp)
- ngetokake sing perlu laporan kanggo ngontrol kabeh proses bisnis saka sudut pandang manajer
Microsoft Excel bisa nangani kabeh iki kanthi gaweyan sethithik. Ayo dadi nyoba kanggo ngleksanakake iki.
Langkah 1. Data awal ing wangun tabel
Kita bakal nyimpen informasi babagan produk, dodolan lan pelanggan ing telung tabel (ing lembar sing padha utawa sing beda - ora masalah). Penting banget kanggo ngowahi dadi "tabel cerdas" kanthi ukuran otomatis, supaya ora mikir babagan iki ing mangsa ngarep. Iki ditindakake kanthi prentah Format minangka tabel tab Home (Ngarep - Format minangka Tabel). Ing tab sing banjur katon Constructor (Desain) menehi tabel jeneng deskriptif ing lapangan Jeneng meja kanggo nggunakake mengko:
Secara total, kita kudu entuk telung "tabel cerdas":
Wigati dimangerteni menawa tabel bisa ngemot data klarifikasi tambahan. Dadi, contone, kita pricengemot informasi tambahan babagan kategori (klompok produk, kemasan, bobot, lan sapiturute) saben produk, lan tabel Klien - kutha lan wilayah (alamat, TIN, rincian bank, etc.) saben wong.
Tabel Sales bakal digunakake dening kita mengko kanggo ngetik transaksi rampung menyang.
Langkah 2. Nggawe formulir entri data
Mesthi, sampeyan bisa ngetik data dodolan langsung menyang meja ijo Sales, nanging iki ora tansah trep lan entails katon saka kasalahan lan typos amarga "faktor manungsa". Mulane, luwih apik kanggo nggawe formulir khusus kanggo ngetik data ing sheet kapisah kaya iki:
Ing sel B3, kanggo entuk tanggal-wektu sing dianyari saiki, gunakake fungsi kasebut TDATA (SAIKI). Yen wektu ora perlu, banjur tinimbang TDATA fungsi bisa ditrapake TODAY (DINI).
Ing sel B11, temokake rega produk sing dipilih ing kolom katelu saka tabel pinter price nggunakake fungsi VPR (VLOOKUP). Yen sampeyan durung nemoni sadurunge, mula maca lan nonton video kasebut ing kene.
Ing sel B7, kita butuh dhaptar gulung mudhun karo produk saka dhaptar rega. Kanggo iki sampeyan bisa nggunakake printah Data – Validasi Data (Data - Validasi), nemtokake minangka watesan List (Daftar) banjur mlebu ing lapangan sumber (Sumber) pranala menyang kolom jeneng saka meja pinter kita price:
Kajaba iku, dhaptar gulung mudhun karo klien digawe, nanging sumber bakal luwih sempit:
=INDIRECT("Pelanggan[Klien]")
fungsi LANGSUNG (Ora adil) dibutuhake, ing kasus iki, amarga Excel, sayangé, ora ngerti pranala langsung menyang tabel pinter ing lapangan Source. Nanging link padha "kebungkus" ing fungsi LANGSUNG ing wektu sing padha, kerjane karo bang (liyane babagan iki ana ing artikel babagan nggawe dhaptar gulung kanthi konten).
Langkah 3. Nambahake makro entri dodolan
Sawise ngisi formulir, sampeyan kudu nambahake data sing dilebokake menyang mburi meja Sales. Nggunakake pranala prasaja, kita bakal mbentuk baris kanggo ditambahake tengen ngisor formulir:
Sing. sel A20 bakal duwe pranala menyang =B3, sel B20 bakal duwe link menyang =B7, lan liya-liyane.
Saiki ayo nambah makro dhasar 2-baris sing nyalin string sing digawe lan ditambahake menyang tabel Sales. Kanggo nindakake iki, pencet kombinasi kasebut Alt + F11 utawa tombol visual Basic tab pangembang (Pengembang). Yen tab iki ora katon, banjur aktifake dhisik ing setelan File - Pilihan - Setup Pita (File - Pilihan - Kustomisasi Pita). Ing jendhela editor Visual Basic sing mbukak, lebokake modul kosong anyar liwat menu Insert - Modul lan ketik kode makro ing kana:
Sub Add_Sell() Worksheets("Input Form").Range("A20:E20").Copy 'Salin baris data saka formulir n = Worksheets("Sales").Range("A100000").End(xlUp) . Baris 'nemtokake nomer baris pungkasan ing tabel. Lembar Kerja Penjualan("Penjualan").Sel(n + 1, 1).Tempel Tempel Khusus:=xlPasteValues 'tempel ing baris kosong sabanjure Lembar Kerja("Formulir Input").Range("B5,B7,B9"). ClearContents 'clear end sub form Saiki kita bisa nambah tombol menyang formulir kita kanggo mbukak makro digawe nggunakake dhaptar gulung mudhun Pasang tab pangembang (Pangembang - Sisipake - Tombol):
Sawise sampeyan nggambar, terus tombol mouse kiwa, Excel bakal takon sampeyan makro sing kudu ditugasake - pilih makro kita. Tambah_Sell. Sampeyan bisa ngganti teks ing tombol kanthi ngeklik tengen lan milih printah Ngganti teks.
Saiki, sawise ngisi formulir, sampeyan mung bisa ngeklik tombol kita, lan data sing dilebokake bakal ditambahake kanthi otomatis menyang tabel. Sales, banjur formulir kasebut dibuwang kanggo mlebu kesepakatan anyar.
Langkah 4 Nyambung Tabel
Sadurunge nggawe laporan, ayo nyambungake tabel supaya mengko bisa cepet ngetung dodolan miturut wilayah, pelanggan, utawa kategori. Ing versi Excel lawas, iki mbutuhake sawetara fungsi. VPR (VLOOKUP) kanggo ngganti prices, kategori, pelanggan, kutha, etc Sales. Iki mbutuhake wektu lan gaweyan saka kita, lan uga "mangan" akeh sumber daya Excel. Miwiti karo Excel 2013, kabeh bisa ditindakake kanthi luwih gampang kanthi nyetel hubungan antarane tabel.
Kanggo nindakake iki, ing tab Data (Tanggal) klik Hubungan (Hubungan). Ing jendhela sing katon, klik tombol kasebut nggawe (anyar) lan pilih saka dhaptar gulung mudhun tabel lan jeneng kolom sing kudu ana hubungane:
Titik penting: tabel kudu ditemtokake ing urutan iki, yaiku tabel sing disambung (price) kudu ora ana ing kolom kunci (jeneng) duplikat produk, kaya sing kedadeyan ing tabel Sales. Ing tembung liyane, tabel sing gegandhengan kudu dadi salah siji sing bakal digunakake kanggo nggoleki data VPRyen digunakake.
Mesthi, meja disambungake kanthi cara sing padha Sales karo meja Klien dening kolom umum customer:
Sawise nyetel pranala, jendhela kanggo ngatur pranala bisa ditutup; sampeyan ora kudu mbaleni prosedur iki.
Langkah 5. Kita mbangun laporan nggunakake ringkesan
Saiki, kanggo nganalisa dodolan lan nglacak dinamika proses, ayo nggawe, umpamane, sawetara jinis laporan nggunakake tabel pivot. Setel sel aktif menyang tabel Sales lan pilih tab ing pita Sisipake - PivotTable (Sisipake - Tabel Pivot). Ing jendhela sing mbukak, Excel bakal takon babagan sumber data (yaiku tabel Sales) lan panggonan kanggo ngunggah laporan (luwih disenengi ing lembar anyar):
Titik penting yaiku perlu kanggo ngaktifake kothak centhang Tambah data iki menyang model data (Tambahake data menyang Model Data) ing ngisor jendhela supaya Excel mangertos yen kita arep kanggo mbangun laporan ora mung ing meja saiki, nanging uga nggunakake kabeh sesambetan.
Sawise ngeklik OK panel bakal katon ing sisih tengen jendhela Kolom tabel pivotngendi kanggo klik link Kabehkanggo ndeleng ora mung saiki, nanging kabeh "tabel pinter" sing ing buku bebarengan. Banjur, kaya ing tabel pivot klasik, sampeyan mung bisa nyeret kolom sing kita butuhake saka tabel sing ana gandhengane menyang wilayah kasebut. Filter, Rows, Stolbtsov or Nilai - lan Excel bakal langsung nggawe laporan sing dibutuhake ing lembar:
Aja lali yen tabel pangsi kudu dianyari sacara periodik (nalika data sumber diganti) kanthi ngeklik tengen lan milih printah Nganyari & Simpen (Refresh), amarga ora bisa nindakake kanthi otomatis.
Uga, kanthi milih sel apa wae ing ringkesan lan mencet tombol Bagan Pivot (Pivot Chart) tab Analysis (Analisis) or paramèter (Pilihan) sampeyan bisa kanthi cepet nggambarake asil sing diwilang ing kono.
Langkah 6. Isi metu printables
Tugas khas liyane saka database apa wae yaiku ngisi otomatis macem-macem formulir lan formulir sing dicithak (invoice, invoice, act, etc.). Aku wis nulis babagan salah sawijining cara kanggo nindakake iki. Ing kene kita ngetrapake, contone, ngisi formulir kanthi nomer akun:
Dianggep yen ing sel C2 pangguna bakal ngetik nomer (nomer baris ing tabel Sales, nyatane), banjur data sing dibutuhake ditarik munggah nggunakake fungsi sing wis dikenal VPR (VLOOKUP) lan fitur INDEKS (INDEX).
- Cara nggunakake fungsi VLOOKUP kanggo nggoleki lan nggoleki nilai
- Carane ngganti VLOOKUP karo fungsi INDEX lan MATCH
- Isi formulir lan formulir kanthi otomatis kanthi data saka tabel
- Nggawe Laporan nganggo PivotTables