Paragraf
Manajemen wektu «Kanthi kerja sing dakkirim lan aku kepepet ing rapat tanpa guna»
Ekonom Pilar Lloret nerangake ing «30 menit rapat» babagan cara ngoptimalake janjian kerja kasebut kanthi maksimal
Yen sampeyan diwenehi kabar babagan rapat anyar ing papan kerja, sampeyan ora bisa ngati-ati lan mundur, ana sing salah. Janjian kerja kasebut kudu dadi alat kanggo nambah karya profesional, lan bola-bali dadi mbuwang-mbuwang wektu.
Kahanan iki - sing umume luwih umum ketimbang - sing dadi motivasi para ekonom Pilar Lloret, khusus kanggo analisis bisnis lan risiko, kanggo nulis «30 menit rapat», buku sing, liwat pedoman lan saran sing jelas, dheweke ngusulake cara kanggo nambah efisiensi rapat kasebut, saengga bisa nggayuh tujuane.
Kita ngobrol karo penulis lan njaluk kunci supaya ora mbuang-buang wektu lan entuk manfaat saka rapat sing kepeksa dirawuhi:
Napa organisasi penting banget nalika ngrancang rapat?
Yen ora duwe rencana lan organisasi sing apik, tujuane ora bakal jelas, uga poin sing bakal dibahas, uga ora ana wektu sing kasedhiya ... Mula, kita bakal durasi sing ora bisa dikendhaleni lan kita ora bakal bisa nggayuh harapan para peserta. Kita bisa uga frustasi lan bakal mbuwang-mbuwang wektu kanggo kabeh wong.
Apa efek negatif sing bisa ana rapat yen ora direncanakake kanthi kurang lan tujuan sing dikarepake ora bisa ditindakake?
Saliyane biaya ing babagan ekonomi, nekani rapat-rapat sing kurang direncanakake lan sawise 90, 60 utawa 30 menit, ora ana kesimpulan sing ngasilake pemahaman negatif lan pundung semangat ing pamiarso. Lan yen kahanan iki terus, gampang yen suwe-suwe kita dadi stres mikir "karo pegawean lan aku kudu melu rapat sing ora ana gunane."
Iki uga duwe pengaruh negatif marang pendapat para peserta tumrap pihak sing ngatur, sing umume umume dadi bos.
Napa 30 menit wektu sing optimal kanggo rapat?
30 menit minangka tantangan sing dakkirim ing buku adhedhasar pengalaman dhewe ing ngatur rapat sing bisa digunakake. Kabukti ana rapat sing butuh wektu luwih akeh, liyane sing tujuane bisa ditindakake sanajan kurang, lan mesthine 30 utawa 60 menit rapat kasebut bisa diganti nganggo telpon utawa email, kayata.
Kepiye tokoh sing nggawe keputusan sing sampeyan gunakake ing buku kasebut bisa digunakake?
Nalika ngomong babagan peserta rapat 30 menit, mesthine kudu jelas nomer sing cocog ora kudu ngluwihi maksimal limang wong. Lan pilihan sampeyan kudu bener. Kita bisa mbedakake tokoh moderator, koordinator, sekretaris (bisa dadi wong sing padha) lan para peserta. Prinsip, nggawe keputusan ing rapat 30 menit lan maksimal limang wong konsensual lan ora nyebabake konflik.
Kepiye cara ngatur rapat supaya bisa dadi efisien?
Kita bisa ngringkes ing limang poin babagan cara ngatur rapat kaya ing ngisor iki. Pisanan bakal netepake objektif lan asil rapat sing dipengini. Sing nomer loro, pilih peserta sing pas. Sing nomer telu yaiku rencana rapat; Antarane liyane, nggawe agenda, pilih papan, wiwitan wektu lan durasi lan kirimake uga dokumen kunci rapat kanggo sing pengin cukup wektu supaya bisa nyiyapake.
Papat, kita kudu nggatekake desain struktur rapat, yaiku aturan operasi lan mesthine kepiye 30 menit suwene rapat disusun karo konten. Pungkasan, iku penting kanggo nggawe a rapat tindakake. Priksa manawa kabeh peserta ngerti kesepakatan sing digawe lan, yen ana tindak lanjut sing kudu ditindakake, apa tugas sing diwenehake saben wong lan wektu eksekusi